Surabaya, halonotariat.id – Hari Perdana dimulainya Ruang Belajar Bersama (RBB) Pengwil Jatim INI dan IPPAT, dilaksanakan di Kantor Sekretariatan bersama INI-IPPAT Jatim di Jl. Mawar Surabaya pada Sabtu (18/1/2025).
Tema yang diangkat adalah Mengasah Skill Staf Notaris/PPAT dengan materi Arti Penting Staf Notaris/PPAT, yang dipaparkan oleh Dr. Miando P. Parapat, SH., MHum., salah satu Dewan Pakar di Pengwil Jawa Timur INI.
“Acara ini kami gagas bersama Pengwil Jatim INI dan IPPAT serta bapak Miando salah satu dari Dewan Pakar Pengwil Jatim INI,” ungkap Dr. Isy Karimah Syakir, SH.,MKn.,MH.,AIIArb., selaku ketua Pengwil Jatim INI, saat sambutan sebelum meresmikan acara tersebut.
Diakui Isy bahwa Dr. Miando merupakan salah satu yang mensupportnya untuk selalu memberikan keilmuan/berbagai ilmu. Dan pada hari Perdana RBB ini (18/1), berkesempatan memberikan materi untuk para staf Notaris perihal bagaimana para staf memiliki sifat yang loyal, kecerdasan, tanggap dan aktif dalam bekerja maupun dalam menerima klien.
“Tempat memang terbatas sekali, hanya 40, jadi berikutnya ada sesi ke-2 tanggal 25 Januari dan selanjutnya tanggal 1 Februari mulai untuk para Notaris/PPAT,” Kata Isy.
Sedangkan Ketua Pengwil Jatim IPPAT, Dr. Sri Wahyu Jatmikowati, mengatakan bahwa kenapa Staf notaris perlu mengikuti pelatihan?
“Ķarena mereka memiliki peran penting dalam mendukung operasional kantor notaris yang berhubungan langsung dengan pelayanan hukum kepada masyarakat,” jawab Mamiek biasa di sapa.
Alasan mengapa pelatihan bagi staf notaris sangat diperlukan?, menurut Mamiek adalah :
1. Memperbarui Pengetahuan Hukum
• Peraturan dan kebijakan hukum sering mengalami perubahan. Pelatihan membantu staf memahami pembaruan tersebut sehingga mereka dapat menjalankan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Meningkatkan Keterampilan Teknis
• Dalam pekerjaan sehari-hari, staf notaris harus mengelola dokumen hukum, mengarsipkan data, dan berinteraksi dengan klien. Pelatihan membantu meningkatkan keterampilan teknis seperti penyusunan akta, administrasi, dan penguasaan teknologi pendukung.
3. Menjamin Kepatuhan terhadap Etika Profesi
• Pelatihan dapat menanamkan nilai-nilai etika dan integritas dalam bekerja, sehingga staf dapat menjaga kerahasiaan dan kepercayaan klien.
4. Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi
• Dengan memahami cara kerja yang lebih efektif dan efisien, staf dapat menyelesaikan tugas dengan cepat tanpa mengorbankan kualitas pekerjaan.
5. Menghadapi Tantangan Teknologi dan Digitalisasi
• Pelatihan membantu staf menguasai aplikasi atau perangkat lunak yang digunakan dalam pengelolaan dokumen hukum dan pelayanan klien, terutama di era digital saat ini.
6. Meningkatkan Kualitas Layanan kepada Klien
• Dengan pengetahuan dan keterampilan yang memadai, staf dapat memberikan pelayanan yang lebih profesional, responsif, dan memuaskan kepada klien.
7. Menyiapkan Staf Menghadapi Situasi Kompleks
• Pelatihan memberikan simulasi dan solusi untuk menghadapi situasi sulit atau pertanyaan hukum yang mungkin muncul dalam pekerjaan sehari-hari.
8. Membangun Tim yang Solid
• Pelatihan sering kali melibatkan kerja sama tim, yang dapat meningkatkan komunikasi dan koordinasi antarstaf untuk menciptakan lingkungan kerja yang harmonis dan produktif.
“Dengan pelatihan yang terstruktur, staf notaris tidak hanya menjadi lebih kompeten, tetapi juga berkontribusi dalam meningkatkan reputasi dan kepercayaan terhadap kantor notaris”, tutupnya.
Dalam ringkasan pemaparan materi Dr. Miando menyampaikan bahwa reputasi kantor notaris di bingkai dengan kehadiran dari staf yang menjadi mesin utama.
“Mesin itu harus di kelola dengan konsisten melalui bingkai SOP (Standart Operasional Prosedur),” terang Miando.
Dan disadarinya bahwa peserta yang hadir ini merupakan para staf yang mempunyai pengalaman di kantor Notarisnya masing-masing. Namun demikian, saat ini yang dibutuhkan adalah konsistensi. “Kalau tidak konsisten, maka reputasinya akan naik turun,” pungkasnya.
