COVERNOTE : “Perbincangan Yang Tidak Pernah Selesai”

– Apakah ketika kita menjalankan tugas jabatan sebagai Notaris, pernah/tidak pernah membuat COVERNOTE?

– Ketika Kita membuatnya, apakah kita pernah bertanya, dimana dasar hukum COVERNOTE?

– Kemudian, dimanakah kewenangan Notaris untuk membuat COVERNOTE?

halonotariat.id – Pertanyaan-pertanyaan tersebut menjadi tidak mudah dijawab, ketika COVERNOTE dipermasalahkan oleh pihak lain. Oleh karena itu, kita perlu mengerti dan memahami COVERNOTE dalam persepsi yang sama dalam dunia Notaris.

Apakah Notaris yang membuat/ mengeluarkan covernote tersebut, sesuatu yang salah atau juga sesuatu yang benar?

Untuk sementara dapat dijawab tidak salah dan belum tentu benar!

Tapi dalam hal ini perlu dicari kejelasan dasar hukum bagi Notaris untuk membuat / mengeluarkan covernote tersebut.

Bahwa dari segi etimologis Cover berarti menutup atau membungkus, dalam bahasa Indonesia diterjemahkan Jilid, dan Note sendiri berarti Catatan. Jadi COVERNOTE adalah catatan penutup.

Dalam praktek kenotariatan bentuk lain dari Covernote yaitu Keterangan. Atau Keterangan dari Notaris, sehingga dapat disimpulkan bahwa Covernote merupakan catatan (akhir) atau penutup dari suatu kejadian/ perbuatan/ tindakkan hukum atau dapat disebut sebagai suatu kesimpulan/catatan akhir dari suatu perbuatan hukum/tindakkan hukum yang dilakukan oleh para pihak yang dilakukan di hadapan Notaris.

Dalam The Cambridge English Dictionary online, Covernote adalah dokumen yang digunakan untuk sementara, sebagai bukti bahwa seseorang telah dijamin sampai dokumen resmi final tersedia.

4 alasan yang harus di perhatikan dalam membuat Covernote, diantaranya:

1. Berdasarkan data/dokumen/fakta yang ada atau terjadi dihadapan Notaris.
2. Bukan berisi analisis dari Notaris tentang tindakan perbuatan para penghadap yang dilakukan dihadapan Notaris.
3. Bukan kesimpulan dari Notaris tentang tindakan perbuatan para penghadap yang dilakukan dihadapan Notaris.
4. Bukan berisi pengharapan para penghadap yang dicatat oleh Notaris, jangan sampai terjadi Covernote PHP.

Lalu Apakah Covernote diatur dalam Undang-Undang Jabatan Notaris ?

Bahwa sebagai dasar hukum Notaris dalam menjalankan tugas jabatannya secara normative berdasarkan Undang-undang Nomor 30 Tahun 2014 juncto Undang-undang Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Jabatan Notaris (UUJN).

Dalam UUJN tidak ada satu pasal dan ayat yang mengatur tentang Covernote. Tapi Covernote di kalangan Notaris merupakan Living Law atau kebiasaan atau hukum yang hidup dalam pelaksanaan tugas jabatan Notaris.

Dimana KEWENANGAN Notaris di atur dalam Pasal 15 UUJN dan KEWAJIBAN Notaris diatur dalam pasal 16 UUJN, sehingga secara normatif, Jika Notaris melakukan suatu tindakkan diluar kewenangannya, karena bukan kewenangan Notaris dan ada pihak yang merasa dirugikan, silahkan ajukan gugatan secara perdata ke Pengadilan Negeri agar bisa dibuktikan bahwa Membuat Covernote bukan Kewenangan Notaris.

Namun jika membuat Covernote merupakan kewajiban Notaris, maka Notaris yang melanggar kewajiban akan dikenakan Sanksi Administratif kepada Notaris yang bersangkutan oleh Majelis Pengawas Wilayah (Propinsi) atau Majelis Pengawas Pusat Notaris.

Alasan Notaris membuat Covernote, antara lain :

1. Ada permintaan dari para penghadap sendiri yang telah melakukan tindakkan hukum di hadapan Notaris.
2. Sebagai Keterangan dari Notaris atas permintaan para penghadap, bahwa ada perbuatan hukum/tindakkan hukum yang masih dalam proses penyelesaian.

Apakah cover note yang dibuat oleh Notaris merupakan Akta Autentik?

Covernote bukan akta Otentik, karena tidak memenuhi syarat akta sebagai tercantum dalam Pasal 1868 KUHPerdata. Misalnya bentuk Covernote tidak diatur dalam bentuk undang-undang, tapi hanya kebiasaan atau hukum yang hidup dalam pelaksanaan tugas jabatan Notaris saja.

Dengan tidak adanya dasar hukum dari Covernote, maka tidak ada bentuk/format baku dari Covernote itu sendiri. Sebab Covernote hanya sebagai tindakkan yang Living Law. Namun Covernote harus mengandung 3 (tiga) aspek yaitu :

1. Formal.

Berkaitan dengan formalitas yang harus dilakukan, misalnya: harus dibuat diatas kertas yang berkop surat Notaris, ada judulnya Covernote/Keterangan, ada nomor pengeluaran Covernote/Keterangan, mencantumkan nama Notaris yang membuatnya, ada isi yang dterangkan, mencantumkan tanggal Covernote / keterangan dibuat, nama, stempel jabatan dan tanda tangan Notaris, serta tata cara pembuatannya.

2. Materil.

Berkaitan dengan substansi yang disebut dalam Covernote/Keterangan sesuai perbuatan hukum yang dilakukan oleh para pihak secara lengkap di hadapan atau oleh notaris, Misalnya : jenis perbuatan hukum para penghadap/pihak, disebutkan pula nomor dan tanggal aktanya.

3. Lahiriah.

Bahwa dalam hal ini Covernote / Keterangan harus dilihat apa adanya, sehingga tidak perlu ditafsirkan lain.

Sedangkan syarat agar Notaris dapat membuat Covernote, yaitu :

1. Jika permintaan dari para penghadap, berkaitan dengan tindakkan hukum yang dilakukan di hadapan Notaris yang bersangkutan.
2. Semua data/dokumen dokumen dari para pihak/penghadap diperlihatkan kepada Notaris sudah lengkap untuk dilakukannya suatu tindakan hukum.